Planowanie czasu to element, który bardzo często decyduje o sukcesie każdego początkującego przedsiębiorcy, w tym także agenta nieruchomości. W branży, w której czas jest zasobem, którym należy zarządzać efektywnie, planowanie staje się kluczowym aspektem pracy. Agent, który umiejętnie planuje swoje działania, potrafi lepiej organizować zadania, co przekłada się na zwiększoną wydajność i efektywność. Nagle okazuje się, że to co wcześniej wydawało się niemożliwe do zrobienia w ciągu jednego dnia, nagle staje się realne! Z kolei agent działający chaotycznie, w sposób nieuporządkowany, zawsze napotyka na wiele trudności, co w konsekwencji prowadzi do frustracji, zniechęcenia i finalnie najczęściej rezygnacji z tego zawodu.
Czy wiesz, że aż 80% agentów nieruchomości, ale także innych przedsiębiorców, nie jest w stanie przetrwać pierwszego roku? Powodów wypadnięcia z rynku jest wiele, ale jednym z najczęstszych jest brak umiejętności planowania i brak konsekwencji w działaniu. Pytanie brzmi: w której grupie chcesz się znaleźć? Czy wśród tych, którzy poddają się na starcie, czy w gronie tych, którzy dzięki przemyślanej strategii i determinacji osiągają to co zaplanowali?
Dobre planowanie czasu umożliwia agentom nieruchomości ustalanie priorytetów, co jest kluczowe w codziennej pracy pełnej decyzji i interakcji z klientami. Przykładowo, agent, który skutecznie zaplanuje fundament swojej działalności w pierwszych miesiącach, koncentrując się na zimnych telefonach i spotkaniach z klientami, zyskuje przewagę. Dzięki temu nie traci cennego czasu na chaotyczne działania i jednocześnie unika zaniedbywania istotnych aspektów pracy.
W dłuższej perspektywie dobre planowanie biznesu przekłada się na stabilność i przewidywalność wyników finansowych. Regularne analizowanie i dostosowywanie planu działania może prowadzić do osiągania spektakularnych rezultatów. Z perspektywy agenta nieruchomości, który działa w wymagającym środowisku, umiejętność zarządzania czasem to nie tylko atut, ale wręcz konieczność. To fundament budowania stabilnego i długoterminowego sukcesu w branży.
W artykule
Jak skutecznie planować dni pracy?
Planowanie pracy wymaga nie tylko sumienności i staranności, ale także pasji i prawdziwego zaangażowania. To właśnie tu zaczyna się prawdziwa różnica między przeciętnym a wybitnym agentem nieruchomości. Klucz do sukcesu leży w tym, jak rozkładasz swoje cele na mniejsze zadania i konsekwentnie realizujesz je każdego dnia.
Rozkładaj cele na mniejsze zadania
Wyobraź sobie, że Twoim celem jest umówienie 40 spotkań miesięcznie. To może wydawać się ogromne wyzwanie, ale jeśli podzielisz to na tygodnie (10 spotkań) i dni (2 spotkania), cel staje się bardziej przystępny. Każdego tygodnia wpisz w kalendarzu na następny tydzień czas na zimne telefony oraz spotkania. Konsekwencja w działaniu jest tutaj kluczowa. Jeśli jednego dnia nie uda Ci się osiągnąć celu- umówisz np. tylko jedno spotkanie lub wcale, postaraj się nadrobić to kolejnego dnia. Ważne nie do końca jest to co dzieje się jednego konkretnego dnia w tygodniu, ale to aby bilans założonych spotkań zgadzał się w dłuższej perspektywie, np. tygodnia (10 umówionych spotkań) czy miesiąca (40 umówionych spotkań). Polecam tygodniowy bilans, bo zdecydowanie łatwiej go uzupełnić niż nadrabiać zaległości uzbierane w ciągu miesiąca.
Priorytet to spotkania, spotkania i jeszcze raz spotkania!!!
Dla początkującego agenta najważniejsze są spotkania z klientami. To one pozwalają Ci zrozumieć lokalny rynek, nawiązywać relacje i zdobywać doświadczenie. Nikt nie nauczy Cię specyfiki rynku lepiej niż codzienna praktyka. Twoim zadaniem jest być w terenie, rozmawiać, obserwować i działać. Wszystko inne, choć istotne, powinno schodzić na dalszy plan, zwłaszcza w pierwszych miesiącach pracy.
Jeśli zamiast priorytetów zaczynasz zasypywać się mniej istotnymi aspektami pracy na danym etapie rozwoju, bardzo szybko poczujesz zmęczenie i frustrację wynikające z braku efektów, mimo ogromnych nakładów pracy. To prowadzi do zniechęcenia, poczucia wypalenia i, co najgorsze, utraty wiary w swoje możliwości. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ zamiast budować solidne fundamenty swojej działalności, skupiasz się na detalach, które na tym etapie nie mają kluczowego znaczenia. Aby uniknąć tej pułapki, zawsze pytaj siebie: czy to, co robię teraz, realnie przybliża mnie do osiągnięcia moich celów?
Wykorzystaj najlepszy czas na kluczowe dla biznesu działania
Planowanie czasu powinno obejmować także uwzględnienie optymalnych godzin na różne zadania. Na przykład, godziny 10-13 i 16-19, to często najlepszy czas na zimne telefony, gdy klienci są bardziej dostępni. Dlaczego? W południe klienci są już po porannej gonitwie, a popołudniu wielu z nich kończy swoje obowiązki i jest bardziej otwartych na rozmowy. Wybierając te godziny, maksymalizujesz szanse na pozytywne reakcje i konstruktywne rozmowy.
Dodatkowo, nie zapominaj o analizie swoich działań. Jeśli zauważysz, że w Twoim przypadku inny przedział godzin działa lepiej, nie bój się wprowadzić zmian. Kluczowe jest testowanie i dostosowywanie. Co więcej, przydziel stałe ramy czasowe na konkretne czynności. Na przykład:
Umawianie spotkań i same spotkania jak widzisz to kluczowe elementy, które warto zaplanować z wyprzedzeniem – najlepiej na miesiąc lub nawet kilka miesięcy. Regularność i konsekwencja są tutaj najważniejsze. Jeśli z czasem zauważysz, że inne rozłożenie telefonów i spotkań działa lepiej w Twoim przypadku, nie bój się wprowadzić zmian. Pamiętaj jednak, że te działania powinny być stałą częścią Twojego dnia pracy jako początkującego agenta nieruchomości. To właśnie dzięki nim zdobędziesz doświadczenie, pewność siebie i zaczniesz generować przychody – a przecież to jest główny cel Twojego biznesu!
Oczywiście, zdarzają się sytuacje, które wymagają modyfikacji harmonogramu, takie jak szkolenia czy cotygodniowe spotkania biurowe RE/MAX Unity w piątki o godz. 9 rano. W takich przypadkach dostosuj swój kalendarz, ale nigdy nie rezygnuj całkowicie z priorytetowych działań, które napędzają Twój biznes. Nawet jeśli musisz cos poprzestawiać, upewnij się, że znajdziesz czas na te najważniejsze zadania.
Wiele szkoleń RE/MAX jest nagrywanych, co pozwala obejrzeć je w dogodnym czasie – wieczorem, w weekend czy nawet w przerwach między obowiązkami. Przed decyzją o uczestnictwie na żywo zastanów się, czy dany temat jest kluczowy na tym etapie Twojego rozwoju. Jeśli tak, skorzystaj z okazji, by zadać pytania prelegentowi. Jeśli nie, odłóż to na później i skup się na działaniach, które są priorytetowe tu i teraz. Umiejętność określania priorytetów będzie Twoim największym sprzymierzeńcem w drodze do sukcesu.
Jak więc może wyglądać kalendarz na cały tydzień z uwzględnieniem udziału w szkoleniu na żywo i spotkaniem biurowym? Np. tak:
Takie podejście pozwala Ci zachować równowagę między różnymi obowiązkami i unikać chaosu. Zastanów się też, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Niektórzy najlepiej działają rano, inni późnym popołudniem. Wykorzystaj ten czas na najważniejsze zadania.
I znowu te obiekcje?
Wiele osób na początku drogi zawodowej ma wątpliwości: „Ale jeśli skupię się na zimnych telefonach i spotkaniach, to jak znajdę czas na budowanie marki osobistej czy przygotowywanie ulotek i innych drobiazgów. Nie ogarnę tego.”. Odpowiedź jest prosta: klucz tkwi w efektywnym wykorzystaniu czasu oraz wsparciu, które masz na wyciągnięcie ręki.
Po pierwsze, działania związane z mediami społecznościowymi można prowadzić przy okazji. Czekasz na klienta przed spotkaniem? To doskonały moment, aby nagrać krótką rolkę, podzielić się swoją refleksją czy opowiedzieć o ciekawym doświadczeniu z pracy. Social media to narzędzie, które powinno działać na Twoją korzyść bez zabierania Ci cennego czasu. Co więcej, istnieje wiele narzędzi do planowania automatycznych publikacji na SM, które pozwalają na zaplanowanie postów np. na cały tydzień, a jeśli jeszcze zaprzęgniesz do działania AI takie jak ChatGPT to cały temat tygodniowych publikacji zamkniesz w ciągu jednej godziny. Możesz przygotować swoją aktywność w jednym bloku czasowym, a resztę dnia i pozostałej części tygodnia poświęcić wyłącznie na kluczowe zadania.
Co z ulotkami i materiałami promującymi Twoją osobę? W RE/MAX masz dostęp do ogromnej ilości gotowych materiałów marketingowych, a także pomocy profesjonalnego grafika, który za Ciebie przygotuje dowolną ulotkę. Wystarczy, że jasno określisz swoje potrzeby, a resztą zajmiemy się my. To samo dotyczy innych materiałów – biuro chętnie wspiera agentów w opracowywaniu narzędzi marketingowych, abyś mógł skupić się na tym, co najważniejsze.
Pamiętaj też, że nie wszystkie dodatkowe działania musisz wykonywać codziennie tu i teraz. Praca nad marką osobistą czy przygotowanie materiałów promocyjnych to coś, co możesz wpleść w swój kalendarz, ale (zwłaszcza na początku) nie pozwól aby choćby w najmniejszy stopniu przytłumiły najważniejszą dla Twojego biznesu aktywność. Powtarzam po raz… nie wiem który: Kluczem jest planowanie i odpowiednie ustalanie priorytetów. Jeśli zorganizujesz te dodatkowe zadania w mniej intensywnych dniach, nie zaburzą one Twojego harmonogramu i nie odciągną uwagi od działań przynoszących największe efekty.
Radzenie sobie z konfliktami w harmonogramie
Zdarza się, że klient chce spotkania w godzinach, które masz już zaplanowane na inne zadania. Jak sobie z tym poradzić? Wszystko zależy od Twojej umiejętności prowadzenia rozmowy. Postaraj się delikatnie, ale zdecydowanie, kierować klienta na godziny, które pasują do Twojego harmonogramu, proponując mu alternatywne opcje. Możesz na przykład zapytać: „Czy godzina 14:00 lub 16:30 będzie dla Pana wygodna?”. Dając klientowi wybór, jednocześnie zachowujesz kontrolę nad swoim czasem.
Jeśli jednak zdarzy się, że musisz dostosować się do potrzeb klienta i przesunąć własne plany, kluczowe jest, aby nie traktować tego jako porażki, lecz jako część elastyczności zawodowej. W takich sytuacjach natychmiast przemyśl, jak możesz zrekompensować utracony czas. Na przykład:
- Przenieś zadanie na późniejsze godziny tego samego dnia.
- Dodaj je do planu kolejnego dnia z wyraźnym oznaczeniem, że jest priorytetem.
Nie zapominaj, że umiejętność zarządzania konfliktami w harmonogramie to nie tylko kwestia organizacji, ale również budowania profesjonalnych relacji z klientami. Twoja elastyczność, w połączeniu z umiejętnością subtelnego negocjowania terminów, pozwoli Ci zyskać zaufanie klientów, jednocześnie dbając o własne cele i efektywność pracy.
Uwierz w swoje możliwości
Często słyszę: „Tak się nie da, życie tak nie wygląda...”. Ale to nieprawda! Jeśli w ten sposób podchodzisz to wielu wyzwań jakie stawia przed Tobą praca agenta, to powiem Ci jedno. Agenci, którzy osiągnęli spektakularne wyniki, nie różnią się od Ciebie niczym, poza wiarą w to, że się da, determinacją i konsekwencją w działaniu. To nie szczęście, nie talent czy wyjątkowe okoliczności stoją za ich sukcesem, ale wiara w swoje możliwości, która daje im odwagę do podejmowania ryzyka i działania pomimo przeciwności.
Wiara w siebie to nie tylko kwestia psychologiczna, ale praktyczna. To ona sprawia, że podejmujesz kolejne próby, nawet jeśli coś nie wychodzi. To ona pozwala Ci szukać nowych rozwiązań i dostrzegać możliwości tam, gdzie inni widzą jedynie problemy. W pracy agenta nieruchomości nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z planem, ale jeśli będziesz wierzyć w to co robisz, szybciej wrócisz na właściwe tory.
Pamiętaj, że każdy ekspert był kiedyś nowicjuszem. Również Ty masz prawo do błędów i potknięć. Ważne jest, aby traktować je jako lekcje, które wzmocnią Twoją pewność siebie i pozwolą Ci osiągnąć kolejne cele. Przestań analizować, roztrząsać i filozofować nad tym, czy coś jest możliwe, a po prostu zacznij działać! Biznes kocha akcję, konsekwencję i statystykę. Właśnie dlatego wiara w siebie jest Twoim najpotężniejszym narzędziem na drodze na szczyt!
Regularna analiza i dostosowywanie planu
Planowanie to proces dynamiczny, który wymaga ciągłej uwagi i zaangażowania. Regularnie przeglądaj swoje wyniki i zastanawiaj się nad tym, co działa dobrze, a co wymaga poprawy. Nie traktuj błędów jako porażek, lecz jako cenną informację zwrotną, która pozwala Ci lepiej zrozumieć swoją pracę i rynek, na którym działasz.
Zachęcam Cie do tego, aby raz w tygodniu przeznaczyć czas na dokładny przegląd realizacji swoich planów. Sprawdź, które zadania przyniosły oczekiwane rezultaty, a które wymagały więcej czasu lub nie dały efektów. Warto zapisywać te obserwacje, by zyskać lepszy obraz swoich działań na przestrzeni czasu.
Dostosowywanie planu to nie oznaka braku konsekwencji, lecz dowód na elastyczność i zdolność do reagowania na zmieniające się warunki. Na przykład, jeśli zauważysz, że dzwonienie do klientów rano nie przynosi rezultatów, spróbuj zmienić godziny na popołudniowe. Eksperymentuj z różnymi strategiami i ucz się na podstawie wyników.
Nie zapomnij także o wyznaczaniu nowych celów w oparciu o wcześniejsze doświadczenia. Jeśli udało Ci się osiągnąć planowane 40 spotkań w miesiącu, może warto spróbować zwiększyć tę liczbę o 10% w kolejnym okresie? Stopniowe podnoszenie poprzeczki nie tylko rozwija Twoje umiejętności, ale również motywuje do działania.
Podsumowując, regularna analiza i dostosowywanie planu to kluczowe elementy, które pozwalają Ci utrzymać kontrolę nad swoimi działaniami i stale poprawiać efektywność. Pamiętaj: plan to narzędzie, a nie więzienie. Używaj go mądrze, aby wspierał Twoją drogę do celu.
Radzenie sobie z niepowodzeniami
W życiu agenta nieruchomości niepowodzenia są nieodłącznym elementem warsztatu pracy. To norma i nie ma na świecie agenta, który nie musiał na początku swojej drogi harować jak wół i co krok doświadczać niepowodzeń. Na 100 NIE, jedno TAK. Dla ludzi sukcesu to nie jest problem, a jedynie silniejszy impuls do efektywniejszego działania i poszukiwania rozwiązań. Dla ludzi, którzy nie wierzą w to, co robią, jest to problem, z którym nie potrafią się zmierzyć i przegrywają.
Kluczowe jest, aby w trudnych momentach, zamiast uciekać się do wymówek i użalać się nad sobą oraz swoim losem, skoncentrować się na konstruktywnym planowaniu czasu, działaniach i szukaniu rozwiązań, które prowadzą do celu. Pamiętaj: samo planowanie, choćby najlepsze, nic Ci nie da, jeśli tego planu nie wdrożysz w życie. Musisz działać, działać i jeszcze raz działać!
Podsumowanie
W dynamicznej branży nieruchomości, planowanie czasu jest kluczowym elementem, który może przesądzić o sukcesie początkującego agenta w pierwszych miesiącach jego aktywności. Aby skutecznie prowadzić działalność, każdy agent powinien zwrócić uwagę na kilka istotnych zasad, które pomogą w organizacji pracy oraz w realizacji celów zawodowych.
Przede wszystkim, ważne jest wyznaczenie jasnych, mierzalnych celów. Planowanie biznesu w kontekście nieruchomości nie może ograniczać się tylko do ogólnych zamierzeń, ale powinno obejmować konkretne kroki, które można śledzić. Dobrze sformułowane cele mogą być motywacją oraz wsparciem w trudnych momentach.
Następnie, kluczowym aspektem planowania czasu jest tygodniowe planowanie działań. Przygotowanie planu na każdy dzień nadchodzącego tygodnia pozwala skupić się na priorytetach i unikać rozproszeń. Dzięki temu jako agent nieruchomości możesz efektywnie zarządzać swoim czasem, skupiając się na najważniejszych zadaniach.
Podsumowując, odpowiednie planowanie czasu, ciągła analiza działań i rzecz jasna działania, działania i jeszcze raz działania stanowią fundament sukcesu w branży nieruchomości, prowadząc do spełnienia zawodowego czego Tobie i innym agentom życzę :)